1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées sur adn8.io et via le service ADN8 est :
- Vivasoft SAS (marque exploitée : ADN8)
- 13 avenue de la Pélatie, 81150 Marssac-sur-Tarn, France
- SIRET : 805 114 832 00027
- Représentant légal : Christian Pompier, président
- Contact : contact@adn8.io
2. Données personnelles collectées
2.1 Données collectées via le site adn8.io
- Formulaire de contact / demande de démo : nom, prénom, adresse courriel professionnelle, nom de l'entreprise, fonction, numéro de téléphone (facultatif), message libre.
- Inscription à la newsletter ou au blog : adresse courriel uniquement.
- Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée de visite (cf. section Cookies ci-dessous).
2.2 Données traitées dans le cadre du service ADN8
- Comptes utilisateur : nom, prénom, adresse courriel professionnelle, rôle au sein de l'organisation cliente, mot de passe (haché).
- Données métier (bons de commande clients) : raisons sociales, SIRET, adresses, références produit, quantités, prix, conditions de paiement, contacts commerciaux client. Ces données peuvent contenir des données personnelles relatives à des collaborateurs de vos clients (acheteurs, ADV).
- Journal d'audit (audit log) : traces immuables de chaque action effectuée par les utilisateurs (création, validation, modification, suppression de commandes) avec horodatage UTC et identifiant utilisateur.
- Enregistrements audio (canal téléphone) : uniquement si vous activez ce canal. L'enregistrement est conservé chiffré pendant 90 jours maximum. Le consentement est demandé en début d'appel via un message automatique.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale | Durée |
|---|---|---|
| Réponse aux demandes de démo et de contact | Intérêt légitime / mesures précontractuelles | 3 ans à compter du dernier contact |
| Exécution du contrat ADN8 (saisie commande) | Exécution du contrat | Durée du contrat + 1 an |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale | 10 ans (art. L. 123-22 du Code de commerce) |
| Audit log immuable | Obligation légale / intérêt légitime | Durée du contrat + 5 ans |
| Newsletter et communications marketing | Consentement | 3 ans depuis dernière interaction |
| Mesure d'audience anonymisée | Intérêt légitime (sans cookie tiers) | 13 mois maximum |
4. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein de Vivasoft (équipe produit, support, facturation) et à nos sous-traitants techniques, tous localisés en Union européenne :
- OVH SAS (France) : hébergement infrastructure et base de données, datacenters en France certifiés ISO 27001 et HDS.
- Stripe Payments Europe (Irlande) : traitement des paiements en ligne (cartes bancaires, SEPA). Stripe est PCI-DSS niveau 1.
- Postmark / SendGrid (UE) : envoi des emails transactionnels (factures, notifications).
- Sous-traitants OCR et extraction structurée : opérés depuis l'Union européenne sous contrat de sous-traitance RGPD, sans entraînement des modèles sur vos données.
Aucune donnée n'est transférée hors Union européenne. Aucune donnée n'est revendue à des tiers. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle bénéficiant à d'autres clients.
5. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données.
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : supprimer vos données sous réserve des obligations légales (notamment comptables).
- Droit à la limitation : geler temporairement le traitement.
- Droit d'opposition : refuser un traitement basé sur l'intérêt légitime ou la prospection.
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré et réutilisable.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements basés sur le consentement (newsletter).
- Droit de définir des directives post-mortem sur le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@adn8.io. Nous répondons sous un délai maximum d'un mois (prolongeable de deux mois en cas de complexité).
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), www.cnil.fr.
6. Sécurité
Vivasoft met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données :
- Chiffrement des données au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3).
- Mots de passe stockés sous forme hachée (bcrypt / argon2).
- Isolation stricte des données par tenant (multi-tenant avec RLS).
- Audit log immuable de tous les accès aux données sensibles.
- Sauvegardes chiffrées quotidiennes avec rétention 30 jours.
- Tests d'intrusion réguliers et programme de divulgation responsable.
- Formation continue des équipes Vivasoft aux bonnes pratiques de sécurité et au RGPD.
7. Cookies et traceurs
Le site adn8.io utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (préférences d'affichage, session utilisateur connecté). Aucun cookie publicitaire, aucun cookie tiers, aucun pixel de tracking publicitaire n'est déposé.
Pour la mesure d'audience, nous utilisons un outil respectueux de la vie privée (anonymisation IP, pas de cookie persistant, conformité aux recommandations CNIL). Aucun consentement préalable n'est requis selon la doctrine actuelle de la CNIL.
8. Souveraineté et option on-premise
Pour les secteurs régulés (santé, défense, juridique, banque-assurance), le tier Souverain d'ADN8 propose une installation on-premise dans votre datacenter ou cloud privé. Dans cette configuration, vos données ne quittent jamais votre périmètre et Vivasoft n'a pas accès aux données métier.
9. Modification de la politique
Vivasoft peut être amenée à modifier la présente politique de confidentialité pour refléter les évolutions de notre service ou du cadre réglementaire. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs concernés seront informés par courriel.
10. Contact
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, contactez-nous à : contact@adn8.io.